Art. 1. Având în vedere încetarea stării de urgență instituită prin Decretul Prezidențial nr. 195/2020 și prelungită prin Decretul Prezidenâial nr. 240/2020, în contextul menținerii riscului transmiterii infecțiilor cu noul corona virus, în perioada următoare, până la revenirea la normalitate, prin prezentul se stabilesc modalități de lucru în vederea asigurării drepturilor cetățenilor la serviciile oferite de instituția prefectului dar și pentru protejarea angajațiilor instituției prefectului.
Art. 2. Activitatea de primire în audiență se va desfășura numai în cazuri cu caracter deosebit, raportat la situația prezentată de către solicitantul audienței, în condițiile prevederilor art. 28 alin. (4) din Ordinul MAI nr. 33/2020. În situația aprobării audienței, aceasta se va desfășura astfel:
- audiențele se vor desfășura într-o locație stabilită în sediul instituției (Instituția Prefectului Județului Teleorman – sediul din Alexandria, str. Dunării, nr. 178, camera 82; Serviciul Public Comunitar de Pașapoarte – sediul din Alexandria, str. Dunării, nr. 188, ghișeul relații cu publicul;
- primirea în audiență se face pe baza de cerere scrisă de primire în audiență care trebuie să cuprindă datele de identificare ale solicitantului și obiectul solicitării și care se depune la compartimentul relații publice, secretariat cel mai târziu cu o zi lucrătoare înaintea datei audienței (Programul de audiențe este cel postat pe siteul instituției);
- la audiențe vor fi acceptate maxim două persoane concomitent pentru dialogul cu conducerea instituției;
- audiența se va limita la un interval de maxim 15 minute;
- persoanele care participă la audiență vor trebui să poarte mască și mănuși de protecție și să respecte regulile de prevenire a infectării cu COVID-19 stabilite la nivelul instituției;
- spațiul unde are loc audiența va fi dezinfectat înainte și după încheierea fiecărei activități în parte.
Art. 3. Activitatea de consiliere a cetățenilor se va desfășura telefonic de către salariații instituției cu atribuții în acest sens, cetățenii putând să apeleze numerele de telefon afișate pe site-ul instituției.
Art. 4.1. În perioada prevăzută la art. 1 din prezenta, cetățenii, instituțiile publice și autoritățile publice se pot adresa instituției prefectului prin alte mijloace de comunicare decât prezentarea personal la sediul instituției, respectiv la:
– fax: 0247/312973; 0247/317436; 0247/315095;
– email: office@prefectura-teleorman.ro; gigi.iancu@prefectura-teleorman.ro; prefecturateleorman@gmail.com; prefectura_teleorman@yahoo.com;
– poștă sau serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.
4.2. Se va evita organizarea ședințelor și a întâlnirilor de lucru cu contact direct/apropiat între participanți.
Art. 5. Activitatea de primire a petițiilor va fi asigurată prin intermediul trimiterilor poștale, al adreselor de e-mail precizate la art. 4 sau prin completarea on-line a formularelor postate pe site-ul instituției, evitându-se primirea petițiilor direct de la cetățeni sau întocmirea acestora la sediul instituției.
Art. 6. În perioada prevăzută la art. 1 din prezenta, secretarii generali ai unităților administrativ teritoriale vor comunica actele administrative prin poștă sau serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire sau, după caz, în format electronic (PDF sau JPG) la adresa de e-mail office@prefectura-teleorman.ro, iar în situația în care comunicarea prin modalitățile menționate este dificilă datorită volumului de documente, comunicarea se poate realiza direct la sediul instituției noastre în zilele de luni, miercuri și vineri între orele 09.00 – 10.30.
Art. 7.1. Persoanele fizice care doresc apostilarea actelor oficiale vor depune, de regulă, documentele prin corespondență cu îndeplinirea condițiilor prevăzute la art. 8 din Instrucțiunile Ministerului Afacerilor Interne nr. 82/2010 privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative.
“Art. 8. Solicitanţii pot depune documentele şi prin corespondenţă, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
a) actul pentru care se solicită eliberarea apostilei este însoţit de documentele prevăzute la art. 6 şi 7;
b) documentele sunt transmise printr-un serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.
c) contravaloarea cheltuielilor ocazionate de transmiterea actului şi a apostilei către solicitant sunt suportate de către acesta.”
7.2. Persoanele fizice care doresc apostilarea actelor oficiale se pot prezenta și la sediul instituției, depunerea și eliberarea documentelor realizându-se pe poarta de acces nr. 3 în intervalul orar 09.00 – 11.00 de luni până vineri. Persoanele fizice care se prezintă la sediul instituției pentru apostilarea actelor oficiale vor respecta măsurile de prevenire la răspândirii COVID-19 stabilite prin acte normative de nivel superior.
Art. 8. În perioada prevăzută la art. 1 din prezentul ordin, cererile de restituire a taxelor reprezentând contravaloarea pașaportului se recomandă să se facă prin poștă sau serviciul de curierat rapid, cu confirmare de primire. În conținutul cererilor se va menționa modalitatea de restituire a taxei (numerar la sediul instituției sau virament bancar), contul IBAN în situația în care se optează restituirea prin virament bancar. Restituirea în numerar se va face la sediul instituției noastre în ziua de vineri între orele 10.30-12.00. La cerere se vor atasa documentul de identitate, documentul care face dovada plăţii, în original, sau documentul de plată editat pe suport hârtie conţinând toate informaţiile aferente plăţii efectuate prin mijloace online, pe care funcţionarul din cadrul serviciului public comunitar pentru eliberarea și evidența pașapoartelor simple aplică menţiunea ”Taxă neutilizată”, semnătura proprie şi ştampila instituţiei.
Art. 9. Accesul persoanelor din afara instituției a căror prezență este absolut necesară pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu în sediul Instituției Prefectului Județului Teleorman, se realizează numai pe Poarta de acces nr. 1.
Art. 10.1. Se va afișa la intrare şi în cele mai vizibile locuri din instituție a regulilor de conduită obligatorie pentru angajaţi şi pentru toate persoanele care intră în Instituția Prefectului, cu privire la prevenirea îmbolnăvirilor cu coronavirusul SARS-CoV-2.
10.2. La intrarea în sediul Instituției Prefectului – Județul Teleorman, toate persoanele au obligația: de a se dezinfecta cu dezinfectant specific asigurat de instituția prefectului în recipient plasat la intrare, de a purta obligatoriu mască și de limitare a contactului cu alte persoane la maximum 15 minute, la o distanţă de minimum 1,5 metri.
10.3. Tuturor persoanelor care intră în instituție (atât salariați, cât și terți) li se va lua temperatura corporală, iar dacă aceasta este mai mare de 37,3 nu li se va permite intrarea, urmând să se adreseze medicului de familie.
Art. 11. Salariații instituției care au suspiciune/cunoștință despre faptul că au intrat în contact cu persoane diagnosticate/posibil contaminate cu coronavirusul SARS-CoV-2, au obligația de a notifica, imediat, medicul de familie, cu privire starea medicală generală, precum și de a informa conducerea instituției prin intermediul șefului ierarhic (telefonic sau prin alte mijloace electronice de comunicare). Această măsură se aplică și pentru cazurile de carantină sau autoizolare.
Art. 12. În perioada prevăzută la art. 1, corespondența instituției cu instituțiile publice și autoritățile publice se va realiza pe cât posibil în format electronic, respectiv prin fax și email.
Art. 13. La Serviciul public comunitar regim permise de conducere și înmatriculare a vehiculelor (SPCRPCÎV) se stabilesc următoarele măsuri:
a) reluarea probei practice în vederea obţinerii permisului de conducere începând cu 02.06.2020, cu respectarea următoarelor condiţii:
- număr de candidaţi limitat pentru fiecare categorie în parte;
- asigurarea de echipamente de protecţie pentru personalul propriu, conform recomandărilor pentru prevenirea şi controlul răspândirii virusului Covid 19;
- la locul de întalnire comunicat candidaţilor pentru susţinerea probei practice, vor avea acces numai candidatul şi instructorul auto, iar activitarea de instruire se va desfăşura numai în spaţii deschise cu respectarea regulilor de distanţare socială;
- examinatorul, candidatul şi martorul vor purta echipamente de protecţie (masca) pe toată durata desfăşurării probei, în lipsa acestora putând fi refuzată susţinerea probei. În autovehicul vor fi prezente maxim 3 persoane simultan.
- şcolile de conducători auto vor asigura igienizarea autovehiculelor cu care se susţine proba practică, iar pentru ocupanţi va fi pus la dispoziţie un flacon de substanţă dezinfectantă. Deasemenea se vor pune la dispoziţie echipamente pentru măsurarea temperaturii corporale, putând fi refuzată examinarea candidatului care are o temperatură corporală mai mare de 37,3 grade;
- din listele cu candidaţi vor fi excluse persoanele care figurează ca izolaţi la domiciliu.
b) în perioada 19.05.2020-29.05.2020, programul de lucru cu publicul la ghisee va fi asigurat pe doua schimburi în intervalul orar 8.00-20.00.
c) se menţine măsura suspendării probei teoretice a examenului pentru obţinerea permisului de conducere pana cel puţin în data de 14.06.2020.
d) activităţile de lucru cu publicul de vor desfăşura exclusiv pe baza unor programări online. Programarea persoanelor trimise în izolare sau în carantină este blocată.
e) se restricţionează accesul în spaţiile de aşteptare ale serviciului la un număr de 5 persoane în acelaşi timp cu obligativitatea purtării măştii de protecţie.
Art. 14. La Serviciul public comunitar de pașapoarte (S.P.C.P.) se stabilesc următoarele măsuri:
- Cererile de pașapoarte sa fie depuse de solicitanti în baza programarilor online iar accesul acestora în locații, să fie permis doar solicitanților și, dupa caz, reprezentaților legali (la momentul programarii) și a documentului de identitate prezentat în original, respectiv a confirmării de programare, primită ca raspuns prin intermediul portalului www.epasapoarte.ro. Pentru solicitanții aflați in imposibilitatea efectuării unor programări online, la nivelul fiecărui S.P.C.P. vor fi realizate analize individuale cu privire la posibilitatea preluării cererilor acestora, în intervale de timp nerezervate prin portalul www.epasapoarte.ro.
- Efectuarea activității de lucru cu publicul în intervalul orar 08.00-20.00 prin valorificarea modului de lucru în schimburi, fără efectuarea unor ore suplimentare, în condițiile unei capacități estimate de preluare de 72 cereri/zi/stație, în contextul măsurii propuse la pct. 3.
- Modificarea intervalului de programare pentru preluarea cererii de la 7 minute la 10 minute, în vederea asigurării timpului necesar igienizării corespunzătoare, după preluarea fiecărei cereri.
- Pentru ridicarea pașapoartelor, accesul în locații să fie realizat pe baza tichetului eliberat cu ocazia depunerii cererii si a documentului de identitate, in original, in cazul imposibilității prezentării tichetului, accesul în locații sa fie permis in baza documentului de identitate, numai după efectuarea unor verificări preliminare din care sa rezulte dreptul legal de ridicare a pașaportului.
- Monitorizarea zilnică la nivelul S.P.C.P. a situației programărilor online si suplimentarea de îndată, prin raportarea la resursele umane/ materiale disponibile și cu sprijinul tehnic al specialiștilor D.G.P., a numărului de ghișee care funcționează pe baza acestui sistem pentru înregistrarea cererilor de pașapoarte, în situația în care se constată faptul că toate secțiunile de programare ale următoarei zile de lucru sunt indisponibilizate.
- Menținerea suspendării activității de la punctele de lucru mobile.
- Celelalte servicii prestate de S.P.C.P. pentru care nu se fac programări online (istoric pașapoarte, recuperarea pașapoartelor retrase, adeverințe privind limitarea exercitării dreptului la libera circulație a cetățenilor romani în străinătate, furnizare date din R.N.E.P.S., adeverințe de scutire taxe vamale) sa fie solicitate la sediul structurii competente ori prin corespondența poștală cu precizarea ca, în situația în care nu este necesara anexarea unor documente în original, depunerea cererii se poate face si prin corespondenta electronică.
In ceea ce privește accesul in vederea depunerii cererii, ridicării documentelor rezultate, acesta sa se facă numai in baza documentului de identitate in original;
- Primirea în audienta a cetățenilor se va realiza în condiții de protecție sanitară adecvate în spații care să asigure o distanțare fizică necesară.
- Limitarea pe cat posibila a deplasării personalului din compartimentul restricții în teren, exclusiv pentru situațiile în care nu se reușește efectuarea demersurilor de retragere a pașapoartelor/ de informarea a familiei prin mijloace de comunicare la distanta, sub rezerva respectării normelor de protecție sanitară a personalului implicat.
- Intensificarea demersurilor de conștientizare a cetățenilor cu privire la posibilitatea optării pentru ridicarea pașaportului simplu, prin servicii de curierat.
- Efectuarea unor analize la nivelul Instituției Prefectului, referitoare la posibilitatea achiziționării și montării, după caz, a unor ecrane de protecție sanitară (geam, plexiglas) pentru ghișeele de relații cu publicul de la S.P.C.P.
- Igienizarea sistematică a spașiilor de acces către ghișeele structurilor de pașapoarte.
- Dispunerea demersurilor specifice de către Instituția Prefectului în vederea achiziționării materialelor necesare de protecție sanitară.
- Purtarea măștii de protecție în spațiile publice închise, atât timp cât se impune.
- Efectuarea unor marcaje de delimitare în vederea menținerii distanței fizice de minim 1,5 – 2 metri, în zona de lucru cu publicul, precum și stabilirea, pe cât posibil a unor circuite separate de acces și evacuare.
- În situații punctuale, pentru stabilirea/restabilirea ordinii și siguranței publice la nivelul serviciului public comunitare pașapoarte, se vor întreprinde demersuri suplimentare de cooperare cu unitățile de politie/jandarmi (în cazul unor fluxuri mari de persoane).
P R E F E C T,
Liviu DUMITRAȘCU
Intregul document este disponibil aici.