CONTROLUL INTERN MANAGERIAL
Art. 39. (1) Sistemul de control intern managerial din cadrul Instituţiei Prefectului – județul Teleorman reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul instituției, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma „control intern managerial” subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.
Art. 40. (1) Prefectul dispune măsurile de control necesare pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, inclusiv pentru actualizarea registrelor de riscuri şi a procedurilor operaționale pe activităţi, după cum urmează:
a) stabilește prin intermediul fişelor posturilor şi a dispoziţiilor, atribuţiile ce revin personalului subordonat pe linia implementării standardelor de control intern managerial, inclusiv a standardului Proceduri;
b) se asigură că pentru procesele de bază şi activităţile semnificative, există proceduri;
c) dispun măsuri de realizare a procedurilor şi după caz, de revizuire a acestora, din iniţiativă proprie, la propunerea conducătorilor de compartimente cu responsabilităţi de control intern managerial, la propunerea structurilor de control sau a structurilor de audit;
d) aprobă procedurile şi după caz, calendarele de realizare sau modificare a acestora;
e) dispune măsuri de verificare a modului de punere în practică a procedurilor prin control sau activităţi de supraveghere;
f) dispune măsuri tranzitorii în situaţia în care procedurile ies din vigoare ca urmare a unor modificări legislative ori organizatorice;
g) asigură informarea, difuzarea şi prelucrarea procedurilor față de personalul subordonat;
h) asigură raportarea ierarhică către structura cu atribuţii de control intern managerial privind situaţia procedurilor întocmite în conformitate cu prevederile anexei 3 la OSGG nr. 400/2015;
(2) Conducătorul fiecărei structuri are obligaţia să inventarieze activităţile desfăşurate la nivelul structurii pe care o conduce / coordonează şi să se asigure că există proceduri pentru fiecare dintre acestea.
(3) Pentru activitățile procedurabile identificate, şeful structurii va desemna o persoană sau un colectiv de specialitate în vederea întocmirii proiectului procedurii operaționale, consemnând în fișa postului atribuții privind implementarea sistemului de control intern managerial.
Art. 41. În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, prefectul constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens, denumită Comisia de monitorizare.
(2) Comisia de monitorizare cuprinde conducătorii de compartimente din structura organizatorică, care se actualizează ori de câte ori este cazul şi este coordonată de către preşedinte, persoană care deţine funcţie de conducere. Secretarul comisiei şi înlocuitorul acestuia sunt desemnaţi de către preşedinte.
(3) Modul de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi de complexitatea proceselor şi activităţilor, pe baza Regulamentului de organizare şi funcţionare a comisiei.
Art. 42. Controlul intern managerial este în responsabilitatea prefectului, care are obligaţia proiectării, implementării şi dezvoltării continue a acestuia. Încredinţarea unor terţi a realizării activităţilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entităţii publice presupune că, în această situaţie, conducătorul instituției nu îşi îndeplineşte propriile atribuţii cu bune rezultate.
Art. 43. Organizarea sistemului de control intern managerial al oricărei entităţi publice are în vedere realizarea a trei categorii de obiective permanente, care pot fi grupate astfel:
a) obiective cu privire la eficacitatea şi eficienţa funcţionării – cuprind obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea în condiţii de economicitate, eficacitate şi eficienţă a resurselor, incluzând şi obiectivele privind protejarea resurselor entităţii publice de utilizare inadecvată sau de pierderi, precum şi identificarea şi gestionarea pasivelor;
b) obiective cu privire la fiabilitatea informaţiilor externe şi interne – includ obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, de calitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi, precum şi de protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor;
c) obiective cu privire la conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne – cuprind obiectivele legate de asigurarea că activităţile entităţii se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de legi şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne.
Art. 44. Proiectarea, implementarea şi dezvoltarea continuă a unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu condiţia ca sistemul să respecte următoarele cerinţe:
a) să fie adaptat dimensiunii, complexităţii şi mediului specific entităţii;
b) să vizeze toate nivelurile de conducere şi toate activităţile/operaţiunile;
c) să fie construit cu acelaşi „instrumentar” în toate entităţile publice;
d) să ofere asigurări rezonabile că obiectivele entităţii vor fi atinse;
e) costurile aplicării sistemului de control intern să fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta;
f) să fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse în standardele de control intern managerial.
Art. 45. Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului intern managerial:
a) Mediul de control. Acesta grupează problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate;
b) Performanţe şi managementul riscului. Acest element-cheie vizează problematica managementului legată de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuală), programare (planul de management) şi performanţe (monitorizarea performanţelor);
c) Activităţi de control. Standardele grupate în acest element-cheie al controlului intern managerial se focalizează asupra: documentării procedurilor; continuităţii operaţiunilor; înregistrării excepţiilor (abaterilor de la proceduri); separării atribuţiilor; supravegherii etc.;
d) Informarea şi comunicarea. În această secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizării resurselor, precum şi a gestionării documentelor;
e) Evaluare şi audit. Problematica vizată de această grupă de standarde priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare a controlului intern managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia.